Der Verein führt den Namen „Österreichische Gesellschaft für Schlafmedizin und Schlafforschung (ÖGSM) – Austrian Sleep Research Association (ASRA)“. Er hat seinen Sitz in Deutsch-Wagram/NÖ. Seine Tätigkeit erstreckt sich auf das ganze Bundesgebiet.
Die Tätigkeit des Vereines ist nicht auf Gewinn gerichtet und dient somit gemeinnützigen Zwecken. Der Verein soll ein interdisziplinäres Forum zur Förderung der Schlafforschung und Schlafmedizin in Österreich darstellen.
Ziel des Vereines ist es, durch für diesen Zweck geeignet erscheinende Mittel die Schlafforschung, sowie die Diagnostik und Behandlung von Schlafstörungen in Österreich zu fördern. Dazu gehört auch, durch wissenschaftliche Tagungen, gemeinsame Veranstaltungen, Arbeitsgemeinschaften und persönlichen Kontakt einen interdisziplinären Erfahrungsaustausch auf nationaler und internationaler Ebene zu erreichen. Die Österreichische Gesellschaft für Schlafmedizin und Schlafforschung (ÖGSM, ASRA) ist ein gemeinnütziger Verein und unterliegt als solcher nicht der Umsatzsteuer. Dies betrifft alle wissenschaftlichen Fortbildungsangebote sowie etwaiger Mitgliedsgebühren und Sponsorbeträge.
Die Mitgliedsgebühr richtet sich nach dem höchsten Status des Mitglieds. Die Gebühren sind jährlich innerhalb des ersten Kalendermonats fällig. Teil der jährlichen Mitgliedsgebühr kann der Bezug diverser schlafmedizinischen Zeitschriften zu einem begünstigten Bezugspreis sein (Option). Bezug und Kündigungsrecht sind vom jeweiligen Journal abhängig. Die Kündigung der Mitgliedschaft seitens des Mitglieds muss bis drei Monate vor Ende des laufenden Kalenderjahres erfolgen. Die übrigen Bedingungen sind den Statuten des Vereins zu entnehmen.
Anmeldungen werden ausschließlich nach verfügbaren Kapazitäten angenommen. Das Anmeldeformular muss vollständig ausgefüllt werden. Die Anmeldung ist erst mit dem Eintreffen des Gesamtbetrages verbindlich. Die ausdruckbare Rechnung gilt gleichzeitig zur Vorlage beim Finanzamt. Gemäß dem Vereinsrecht sind alle Fortbildungsveranstaltungen mehrwertsteuerbefreit.
Die Gebühren sämtlicher wissenschaftlicher Veranstaltungen sowie des Gesellschaftsabends und des Rahmenprogramms (soweit vorgesehen) werden im Namen und auf Rechnung der Österreichischen Gesellschaft für Schlafmedizin und Schlafforschung (ÖGSM, ASRA) erhoben. Sämtliche Anmeldegebühren sind (nach Erhalt der Rechnung / Buchungsbestätigung) sofort zur Zahlung fällig. Es können nur Zahlungen berücksichtigt werden, die den Namen des Teilnehmers und die Rechnungsnummer enthalten. Zahlungen per Kreditkarte (MasterCard, VISA) und eps-Überweisung werden akzeptiert.
Die Abrechnung mit gesponserten Tagungsteilnehmern erfolgt, falls nicht anders vereinbart, ab 15 Teilnehmer per Rechnungslegung und vollständig ausgefüllter Sammelliste, direkt mit der einladenden Firma. Eine Aufteilung von anmeldepflichtigen Veranstaltungen als Selbstzahler bzw. auf Einladung einer Firma ist möglich.
Die Tagungsgebühr beinhaltet grundsätzlich nur den Besuch des wissenschaftlichen Programms und der Industrieausstellung. Seminare und Praktika werden, falls getrennt angeboten, auch getrennt verrechnet. Falls im Programm angeführt, ist aber auch eine Verpflegung Vorort inkludiert. Ebenfalls immer inkludiert sind Programmheft, Abstractband (falls erstellt), Namensschild und Teilnahmebestätigung, welche im Regelfall am Veranstaltungsort ausgehändigt werden. Bei leserlicher und vollständiger Eintragung in die am Veranstaltungsort aufliegende DFP-Punkteliste erfolgt innerhalb von drei Wochen nach Beendigung der Veranstaltung eine Meldung der Punkte an das Fortbildungsreferat bzw. die Arztakademie der Österreichischen Ärztekammer. Die Teilnahme am Gesellschaftsabend ist optional und wird getrennt verrechnet. Spezielle Unterlagen zu Fortbildungsveranstaltungen können ggf. auch kostenpflichtig sein.
Stornierungen aller Art bedürfen der Schriftform. Sie sind ausschließlich bis 40 Tage vor Veranstaltungsbeginn unter Einbehaltung einer Bearbeitungsgebühr von 20 Euro möglich. Nach diesem Stichtag sowie auch bei Nicht-Erscheinen zur Veranstaltung ist die volle Gebühr entsprechend der Buchungsbestätigung zu entrichten bzw. wird einbehalten.
Umbuchungen (Namensänderungen) bedürfen der Schriftform und sind ausschließlich bis 40 Tage vor Veranstaltungsbeginn unter Einbehaltung einer Bearbeitungsgebühr von 20 Euro möglich.
Sämtliche Stornierungen und Umbuchungen sind direkt der Tagungsleitung bzw. dem Sekretariat der ÖGSM schriftlich (zB per E-Mail) mitzuteilen.
Nachbuchungen bzw. Buchungen Vorort im Veranstaltungsbüro können nur nach Verfügbarkeit vorgenommen werden.
Für die Durchführung bestimmter Fortbildungsveranstaltungen ist zumeist eine Mindestteilnehmerzahl erforderlich. Bei Nichterreichen dieser Mindestteilnehmerzahl behält sich der Veranstalter vor, die Veranstaltung oder einzelne Teile davon abzusagen. In diesem Fall wird die hierfür bereits bezahlte Gebühr Vorort ausbezahlt oder nach schriftlicher Bekanntgabe eines geeigneten Bankkontos auf dieses überwiesen.
Der Veranstalter behält sich kurzfristig erforderliche oder sinnvolle Änderungen des Veranstaltungsortes bzw. Teile des Inhaltes solcher Veranstaltungen – falls zumutbar – vor. Entscheidungen diesbezüglich sind von der Tagungsleitung zu treffen.
Die Geltendmachung von Schadenersatz ist dann ausgeschlossen, wenn die Durchführung der Veranstaltung oder einzelner Teile durch unvorhergesehene Ereignisse oder allgemein durch höhere Gewalt erschwert oder verhindert wird, oder wenn durch Absagen von Referenten o.ä. Änderungen erforderlich werden.
Im Regelfall werden bei Veranstaltungen der ÖGSM nur Hotelempfehlungen ausgesprochen, die Buchung/Umbuchung/Stornierung haben direkt beim Hotelbetrieb durch den Teilnehmer zu erfolgen. Die ÖGSM übernimmt dafür keinerlei Haftung.
Ausgenommen sind Fortbildungsveranstaltungen im kleineren Rahmen, wo das Hotel Teil der Veranstaltung ist und als solches auch verbindlich angekündigt wird und gebucht werden muss. Die Buchung wird in diesem Fall von der ÖGSM zu den üblichen Stornobedingungen des Hotelbetriebes vorgenommen. Spezielle Anmeldebedingungen sind hier jedenfalls zu beachten.
Für die Erbringung der gebuchten Leistungen und eventuelle Mängel der Leistungserbringung haftet ausschließlich der jeweilige Leistungsträger. Die Teilnahme an den Aktivitäten des Rahmenprogramms und Abendprogramms erfolgt auf eigene Gefahr. Grundsätzlich ist die Haftung der ÖGSM, ihrer gesetzlichen Vertreter und Erfüllungsgehilfen auf vorsätzliches und grob fahrlässiges Verschulden beschränkt, sofern nicht wesentliche Vertragspflichten verletzt sind.
Es gilt das Recht der Bundesrepublik Österreich unter Ausschluss des einheitlichen internationalen Kaufrechts (CISG-Abkommen). Falls nicht anders angegeben, ist Innsbruck als Sitz der Gesellschaft Erfüllungsort und Gerichtsstand für alle Ansprüche.
